חשיבותה ותפקידה של מנהלת החשבונות בפתיחת עסק
עסקים בתהליך הקמה דורשים יצירת נהלי טיפול בנושאים רבים: תפעול, שיווק, כספים ועוד. כאשר הכוונה היא הקמת חברה או עסק גדול, עבור כל אחד מהתחומים הללו שאינם מקור ההכנסה העיקרי של העסק ימונה אחראי, כשכיר של החברה או כיועץ חיצוני, שמתמחה בתחום עליו הוא ממונה: מנהל תפעול, רואה חשבון או יועץ מס, מנהל שיווק. הדברים פחות ברורים כאשר החברה בהקמה היא ממש בחיתוליה או כאשר העסק הוא עסק זעיר (עוסק פטור או עוסק מורשה). במקרים אלו, בעל העסק מרגיש לעתים קרובות כי הוא יכול לנהל לא רק את העסק, אלא גם את התחומים הנלווים הנדרשים לצורך הקמתו וניהולו השוטף של העסק. תחום ניהול החשבונות הוא אחד התחומים שבו השאלה מתעוררת: האם לנהל את חשבונות העסק ללא עזרה חיצונית או לשכור מנהלת חשבונות או רואה חשבון שינהל את כספי העסק?
מה הם תחומי האחריות והתפקיד של מנהלת חשבונות בעסק?
למנהלת החשבונות בעסק ישנם שלושה תחומי אחריות עיקריים:
- רישום – תיעוד מסודר של כל ההכנסות וההוצאות של בית העסק, על פי הוראות מס הכנסה. תיעוד ההכנסות וההוצאות בהתאם לתקנות היא דרישה שחובה ליישם על פי חוק.
- דיווח ותשלומים – המידע המתועד על ההכנסות וההוצאות השונות מסוכם ומדווח באופן שוטף לרשויות השונות ולבעל העסק עצמו. הדיווח מתבצע במועדים שונים בהתאם לחוק ולתקנות: בעת הקמת העסק או שינוי סטאטוס, לרשויות באופן חודשי או דו – חודשי, וכן הגשת דו"ח שנתי מידי שנה. בנוסף, אחת למספר שנים מתבקשים עוסקים רבים למלא הצהרת הון. גם התשלום לרשויות השונות (מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ) הוא תחת תחומי אחריותה של מנהלת החשבונות בעסק.
- ניתוח – לניתוח המצב הכלכלי יש מספר היבטים. בהיבט השוטף, בעל העסק יקבל שיקוף על מצבו הכלכלי ועל ההתקדמות הפיננסית של העסק. הניתוח יאפשר לבעל העסק להבין מה הן אפשרויותיו הכלכליות. בהיבט שונה, ניתוח יכול לסייע לבעל העסק לנצל את הטבות המיסוי הקבועות בחוק בצורה מקסימאלית ולהשאר עם היד על הדופק בכל הנוגע לשינוי תקנות מס ההכנסה.
אילו שיטות קיימות לניהול חשבונות בעסק?
ניהול חשבונות יכול להתבצע באחת משלוש צורות שונות:
- באמצעות מעקב עצמי בגיליון אקסל או באמצעות תוכנות יעודיות כגון חשבשבת או כספית. ניהול שכזה מחייב את בעל העסק לדאוג גם לנושא גיבוי הנתונים כיוון שהנתונים נשמרים על מחשב העסק.
- באמצעות תוכנות ייעודיות באינטרנט אשר כוללות את הידע הבסיסי בניהול חשבונות בדומה לתוכנות המסורתיות, אולם הנתונים נשמרים ומגובים באינטרנט. ניתן להפיק באמצעות תוכנות אלו חשבוניות ובכך לחסוך את עלויות ההדפסה, וכן ניתן לעקוב אחריהן מכל אמצעי המחובר לרשת האינטרנט.
- באמצעות מנהלת חשבונות אשר דואגת לניהול השוטף, להפקת החשבוניות והדו"ח, לתשלומים השונים ולגיבוי הנתונים.
מה עדיף? ניהול חשבונות עצמאי או ניהול חשבונות על ידי מנהלת חשבונות?
בעל עסק חדש העומד בפני הדילמה האם לנהל את חשבונות העסק בעצמו או לשכור את שירותיה של מנהלת חשבונות יכול לקחת בחשבון את היתרונות והחסרונות הבאים של כל אחת מן השיטות:
- זמן – ניהול חשבונות העסק היא פעילות הדורשת השקעת זמן. כאשר זמנו של בעל העסק יקר, כדאי לו להיעזר בשירותיה של מנהלת חשבונות חיצונית אשר תחסוך לו זמן רב בהתרוצצות במשרדי הרשויות השונות, מילוי טפסים וריכוז המידע וחישובו לצורך ביצוע התשלומים השונים. ניהול עסק ללא תוכנות עזר דורש אף יותר מזמנו של בעל העסק כי עליו להשאר מעודכן בתקנות השונות של מס הכנסה אשר משתנות לפרקים.
- כסף – ניהול חשבונות היא פעילות העולה כסף, גם כאשר היא מתבצעת לבד וגם כאשר נעזרים ברואה חשבון או יועץ מס. בניהול תיקים עצמאי על בעל העסק לשלם את הוצאות הדפוס של הפקת החשבוניות והקבלות או לשלם תמורת השימוש בתוכנת ניהול חשבונות אינטרנטית. במקרים רבים, ייעזר גם בעל העסק המנהל את הוצאותיו בעצמו ברואה חשבון על מנת למלא את הדו"ח השנתי או הצהרת הון – שירותים עליהם ישלם בנפרד.
- כאשר שוכרים מנהלת חשבונות, מלבד הוצאות הדפוס או התוכנה יש לשלם גם עבור השירותים הניתנים על ידי בעל המקצוע. מנגד, ניהול חשבונות עצמאי לא יביא לחסכון בתשלום המיסים תוך הכרה מעמיקה של חוקי המיסוי השונים, חסכון שבעל מקצוע יכול לחסוך לעסק. לעתים, חסכון זה מקזז ואף עולה על ההוצאה הנוספת המשולמת עבור השירותים.
- ידע – בעל עסק אינו בעל ידע בתקנות מיסוי שונות, שמשתנות לעתים. חוסר הידע זה עלול להביא לתשלום מיסוי גבוה מהנדרש ולעתים אף לאי עמידה בדרישות החוק. תוכנות האינטרנט כוללות יישום ידע שכזה ופותרות חלק מהבעיה. עצמאי הבוחר לנהל את רישומיו באמצעות דף אקסל עלול למצוא את עצמו פועל בניגוד לחוק או בניגוד לאינטרסים הכלכליים שלו עצמו.
פעולות הנדרשות לצורך פתיחת עסק חדש
במסגרת מדריך לפתיחת עסק מוגדרות פעילויות שונות: כספיות וכאלו שאינן כספיות דוגמת הכנת תוכנית עסקית, או השכרת ציוד ומשרד. בתחום הכספי ותחום המס, קיימים נהלים הנדרשים על פי חוק: הגדרת הישות המשפטית-עסקית של העסק, הגדרת סיווגו של העסק והצהרה על מטרות הקמתו, פתיחת תיקים במע"מ, מס הכנסה ובביטוח לאומי, פתיחת חשבון בנק נפרד (במידה ולא מדובר בעוסק פטור או עוסק מורשה) והפקת חשבוניות.
הגדרת הישות המשפטית
- בעל עסק יחיד יכול להגדיר את העסק כעוסק פטור או כעוסק מורשה, בהתאם לגובה הכנסותיו.
- עסק שהוקם על ידי 2-20 שותפים יוגדר כשותפות. במידה ולפחות אחד השותפים אחראי על חובות בסכום ההשקעה שלו בלבד, השותפות תוגדר כשותפות מוגבלת.
- חברה בע"מ תוגדר כפרטית במידה ולא ניתן לסחור במניותיה באופן פומבי, וחברה ציבורית במידה ומניותיה נסחרות בעיקר בבורסה לניירות ערך.
סווג העסק וסווג מטרות ההקמה
עסק בהקמה יסווג על פי מקור ההכנסה שלו: ייצרני, שירותי או מסחרי (המוכר מוצרים אותם רכש). מטרות ההקמה האפשריות הן עסק (שכוונתו להרוויח), מלכ"ר או עמותה (עסק ללא כוונת רווח) או אגודה שיתופית.
פעולות הנהלת חשבונות הנדרשות לצורך התפעול השוטף של בית העסק
במסגרת העבודה השוטפת והרישום, על בעל העסק:
- להפיק חשבוניות וקבלות על הכנסות – באופן שוטף.
- לאסוף ולרכז את החשבוניות שהתקבלו במסגרת רישום ההוצאות – באופן שוטף.
- לשלם את דוח המע"מ (מלבד עוסקים פטורים) לאחר חישוב של אחוז המע"מ מהחשבוניות שהופקו בהפחתת המע"מ מהחשבוניות שהתקבלו – אחת לחודשיים.
- לשלם את מקדמות מס ההכנסה על פי האחוז שנקבע מראש – אחת לחודשיים.
- לשלם ביטוח לאומי – אחת לחודש
- להגיש דו"ח שנתי למס הכנסה המרכז את הפעילות העסקית שהתבצעה במהלך השנה כולה – אחת לשנה.
- להגיש הצהרת הון – בהתאם לנדרש ממס הכנסה – אחת למספר שנים.
ניהול חשבונות עסק יכול להתבצע במספר אופנים כאשר השיקול המרכזי הוא חסכון מסוים בכסף בניהול חשבונות עצמאי לעומת חסכון בזמן כאשר שוכרים מנהלת חשבונות מקצועית. במיוחד עבור עסק חדש אשר פתיחתו מלווה בהחלטות כספיות-עיסקיות רבות והתרוצצויות מרובות, מנהלת חשבונות מקצועית יכולה לחסוך לבעל העסק זמן יקר, כסף בעקבות ייעוץ מס מתאים, התרוצצות וכאבי ראש במפגש עם משרדי הרשויות השונים וכן ליווי כספי וייעוץ לגבי האפשרויות הפיננסיות של העסק החדש.
